Chữ ký số dùng trong trường hợp nào và những lưu ý khi sử dụng

Chữ ký số dùng trong trường hợp nào? cần lưu ý gì khi sử dụng? Trên thực tế hầu hết các giao địch điện tử của doanh nghiệp, đơn vị hiện nay đều cần đến chữ ký số. Đóng vai trò đảm bảo cho giao dịch an toàn và theo đúng theo quy định của pháp luật. 

Tìm hiểu chữ ký số dùng trong trường hợp nào.

1. Chữ ký số là gì 

Trong bối cảnh số hóa lan rộng và ngày càng phát triển mạnh mẽ việc sử dụng chữ ký số trở thành tất yếu đảm bảo an toàn và thành công cho các giao dịch điện tử. Chữ ký số được sử dụng phổ biến tại hầu hết các đơn vị, doanh nghiệp hiện nay và là công cụ không thể thiếu để thực hiện giao dịch điện tử. 

Căn cứ theo Khoản 12, Điều 3, Luật giao dịch điện tử 2023 (có hiệu lực từ 1/7/2024) quy định chữ ký số trong giao dịch điện tử như sau:

“Chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu.”

Bên cạnh đó, theo Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP định nghĩa về chữ ký số như sau:

“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

• Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

• Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Hai khái niệm về chữ ký số nêu trên đều có nội dung đồng nhất. Chữ ký số đều đồng nhất có thể hiểu chữ ký số 

2. Chữ ký số dùng trong trường hợp nào và lưu ý khi sử dụng

Ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực. Chữ ký số là công cụ hữu ích giúp thực hiện các giao dịch điện tử một cách an toàn và tin cậy. Chữ ký số đóng vai trò như chữ ký tay hoặc con dấu trong môi trường điện tử nhằm đảm bảo tính pháp lý và bảo mật cho các giao dịch. 

Sử dụng chữ ký số lập hóa đơn điện tử.

2.1 Chữ ký số dùng trong trường hợp nào 

Theo quy định của pháp luật thì doanh nghiệp, đơn vị không bắt buộc phải sử dụng chữ ký số. Tuy nhiên, pháp luật lại có định về các giao dịch điện tử phải sử dụng chữ ký số an toàn.  Do đó để đáp ứng theo quy định của pháp luật đảm bảo tính pháp lý thì hầu hết các doanh nghiệp, đơn vị sẽ sử dụng chữ ký số cho các giao dịch điện tử của mình. 

Chữ ký số được ứng dụng trong rất nhiều trường hợp giao dịch điện tử. Theo quy định của Pháp luật về giao dịch điện tử nhiều trường hợp bắt buộc phải có chữ ký số mới đáp ứng yêu cầu. 

1. Các trường hợp bắt buộc sử sử dụng chữ ký số đáp ứng 

Căn cứ theo quy định tại Điều 8  Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số như sau:

“1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.

2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.”

Như vậy đối với các văn bản cần có chữ ký hoặc cần đóng dấu theo quy định của Pháp luật thì văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được xen là đáp ứng yêu cầu khi được ký bằng chữ ký số đảm bảo an toàn.

Cụ thể các trường hợp gồm:

• Lập hóa đơn điện tử có mã số thuế cở cơ quan thuế

• Khai thuế và nộp thuế điện tử;

• Khai hải quan điện tử;

• Khai bảo hiểm xã hội điện tử;

• Giao dịch trực tuyến với ngân hàng

• Đăng ký kinh doanh trực tuyến

• Ký hợp đồng điện tử: hợp đồng chuyển giao công nghệ; hợp đồng nhượng quyền thương mại

• …

2. Các trường hợp không bắt buộc sử sử dụng chữ ký số đáp ứng 

Ngoài các trường hợp bắt buộc dùng chữ ký số đơn vị, doanh nghiệp có thể không sử dụng chữ ký số trong các trường hợp sau:

• Hóa đơn điện tử không có mã số thuế của cơ quan thuế

• Hợp đồng điện tử: hợp đồng mua bán tài sản cá nhân (trừ tài sản bất động sản), hợp đồng làm theo công việc nhất định…

• Thỏa thuận làm việc

• …

Tuy nhiên, việc không sử dụng chữ ký số an toàn trong các giao dịch điện tử sẽ không đảm bảo tính pháp lý. Do đó, tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu xảy ra tranh chấp, hoặc một trong các bên không thực hiện theo hợp đồng hoặc thỏa thuận. 

Lưu ý bảo mật thông tin mật khẩu chữ ký số.

2.2 Những lưu ý khi sử dụng chữ ký số 

Để việc sử dụng chữ ký số mang đến hiệu quả và tránh các rủi ro có thể gặp phải khi sử dụng chữ ký số người dùng lưu ý những vấn đề sau:

• Sử dụng chữ ký số an toàn từ các nhà cung cấp uy tín và được bộ thông tin và truyền thông cấp phép cung cấp dịch vụ chúng thực chữ ký số.

• Thêm thỏa thuận sử dụng chữ ký số an toàn trong mọi giao dịch điện tử để đảm bảo tính pháp lý.

• Lưu ý thời hạn sử dụng của chữ ký số, gia hạn trước khi chữ ký số hết hạn để đảm bảo không ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị, doanh nghiệp.

• Sau khi ký số, văn bản được bảo toàn về nội dung, không thể sửa đổi.

• Bảo mật thông tin mật khẩu chữ ký số.

• Cất giữ và bảo quản chữ ký số (USB Token) ở nơi an toàn, cất vào tủ có khóa khi không sử dụng.

Đối với đơn vị, doanh nghiệp hay cá nhân chữ ký số là công cụ hữu ích và có thể sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Nắm được chữ ký số dùng trong trường hợp nào và những lưu ý khi sử dụng sẽ giúp người dùng sử dụng hiệu quả chữ ký số, tránh được rủi ro trong giao dịch điện tử. Việc sử dụng chữ ký số giúp tăng hiệu quả hoạt động, tiết kiệm thời gian chi phí, đồng thời đảm bảo tính an toàn và bảo mật cho các giao dịch điện tử.

Các tin tức liên quan:

• 5 lưu ý khi sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử doanh nghiệp nên biết
• Xu hướng sử dụng chữ ký số giao dịch ngân hàng